Privacy Policy
Laatst bijgewerkt: 22 juni 2026
1. Verantwoordelijke voor de verwerking
My Rides is een mobiele applicatie voor kilometerregistratie, ontwikkeld en beheerd door:
Arnaud Detilloux (natuurlijk persoon)
E-mail: support@myrides.be
Website: myrides.be
Arnaud Detilloux is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR, Verordening (EU) 2016/679). Voor alle vragen over privacy kun je contact opnemen via support@myrides.be.
2. Welke gegevens verzamelen we?
Om de app te laten werken, verzamelen en verwerken we de volgende gegevens:
- Accountgegevens: e-mailadres, naam en wachtwoord. Je wachtwoord wordt versleuteld opgeslagen (bcrypt hash) en is niet leesbaar voor ons.
- Locatiegegevens (nauwkeurige GPS): tijdens een actieve rit registreren we je GPS-coördinaten (breedte- en lengtegraad) elke 10 tot 20 seconden. Dit omvat achtergrondtracking wanneer je scherm uit is. De volledige route wordt opgeslagen als routepunten.
- Ritgegevens: datum, vertrekadres, bestemmingsadres, afstand, categorie (klantenbezoek, leveranciersbezoek, opleiding, woon-werkverkeer, overig zakelijk), doel, voertuig, duur en de array van routepunten.
- Voertuiggegevens: voertuignaam, nummerplaat, voertuigtype (elektrisch, hybride, verbrandingsmotor) en transportmodus (auto, fiets).
- Bonnetjes: foto's genomen via de camera van je toestel worden opgeslagen in beveiligde cloudopslag. We bewaren ook metadata: datum, bedrag, tankstation/leverancier, categorie (brandstof, parking, tol, onderhoud, overig) en notities.
- Abonnementsgegevens: abonnementstype, status, vervaldatum, Apple of Google transactie-ID's en proefperiodestatus.
- Favoriete routes: door jou opgeslagen routenamen met vertrek- en bestemmingscoördinaten.
- Toestelinformatie: platform (iOS/Android) en taalvoorkeur.
- Bedrijfsformulier (website): als je het contactformulier voor bedrijven invult, verzamelen we bedrijfsnaam, contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer, aantal accounts en je bericht.
- Beveiligingslogs: IP-adressen worden tijdelijk gelogd voor rate limiting en misbruikpreventie.
3. Rechtsgrond voor verwerking
We verwerken je gegevens op basis van de volgende rechtsgronden uit de AVG:
- Uitvoering van een overeenkomst (Art. 6(1)(b) AVG): accountgegevens, ritgegevens, voertuiggegevens, bonnetjes en abonnementsgegevens zijn noodzakelijk om de app te laten werken en de dienst te leveren die je hebt aangevraagd.
- Uitdrukkelijke toestemming (Art. 6(1)(a) AVG): achtergrond-GPS-tracking en cameratoegang voor het maken van foto's van bonnetjes. Je geeft deze toestemming via de systeemmeldingen van je toestel en kunt deze op elk moment intrekken via je toestelinstellingen.
- Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f) AVG): rate limiting, beveiligingslogs en misbruikpreventie om de veiligheid en beschikbaarheid van de dienst te waarborgen.
4. Doeleinden van de verwerking
We gebruiken je gegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:
- Het registreren en bijhouden van je zakelijke ritten
- Het berekenen van afstanden en routes via GPS-tracking
- Het berekenen van het fiscaal aftrekbaar bedrag op basis van Belgische tarieven
- Het genereren van Excel- en PDF-rapporten voor je boekhouding
- Het opslaan van bonnetjes bij je ritten
- Het beheren van je abonnement en betalingen
- Het verzenden van transactionele e-mails (bevestiging, wachtwoordreset)
- Het beveiligen van de dienst tegen misbruik
- Het verwerken van bedrijfsaanvragen via het contactformulier
We verkopen je gegevens nooit aan derden. We gebruiken je gegevens niet voor advertenties of profilering.
5. Derde partijen
Om de app te laten werken, delen we bepaalde gegevens met de volgende derde partijen (verwerkers):
- Supabase Inc. (database, authenticatie, bestandsopslag) — verwerkt je accountgegevens, ritgegevens, bonnetjes en alle andere app-data. Servers bevinden zich in de Europese Unie. Supabase fungeert als verwerker onder een Data Processing Agreement (DPA).
- Google Maps Platform (Google LLC) (Places Autocomplete, Geocoding, Directions API) — ontvangt GPS-coördinaten en adresverzoeken om routes te berekenen en adressen op te zoeken. Gevestigd in de Verenigde Staten.
- Apple Inc. (App Store, In-App Purchases, Server Notifications V2) — ontvangt je gebruikers-ID (als appAccountToken) en transactie-ID's voor de verwerking van abonnementen. Gevestigd in de Verenigde Staten.
- Google LLC (Google Play Billing, Developer API, Pub/Sub RTDN) — ontvangt je gebruikers-ID en aankooptokens voor de verwerking van abonnementen. Gevestigd in de Verenigde Staten.
- Resend Inc. (transactionele e-maildienst) — ontvangt e-mailadressen en e-mailinhoud voor het verzenden van bevestigings- en wachtwoordreset-e-mails. Gevestigd in de Verenigde Staten.
6. Internationale gegevensoverdrachten
Je kerngegevens (ritten, bonnetjes, account) worden opgeslagen op servers van Supabase in de Europese Unie.
Voor bepaalde diensten worden gegevens verwerkt door partijen in de Verenigde Staten (Google, Apple, Resend). Deze overdrachten worden beschermd door Standaard Contractbepalingen (Standard Contractual Clauses, Art. 46(2)(c) AVG), die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd als passende waarborg voor de bescherming van persoonsgegevens.
7. Bewaartermijnen
- Ritgegevens, bonnetjes en voertuigen: bewaard zolang je account actief is.
- Abonnementsgegevens: bewaard zolang het abonnement actief is, plus 30 dagen na afloop.
- Beveiligingslogs (IP-adressen): automatisch verwijderd na 24 uur.
- Bij accountverwijdering: al je gegevens worden binnen 30 dagen definitief verwijderd.
Belangrijk: de Belgische belastingwetgeving (Art. 315 WIB) vereist dat fiscale documenten 7 jaar bewaard worden. We raden je aan om je ritten te exporteren (Excel/PDF) voordat je je account verwijdert, zodat je aan deze wettelijke verplichting kunt voldoen.
8. Beveiliging
We nemen de bescherming van je gegevens serieus en passen de volgende beveiligingsmaatregelen toe:
- Alle verbindingen zijn beveiligd via HTTPS/TLS-encryptie
- Wachtwoorden worden opgeslagen als bcrypt-hashes en zijn niet leesbaar
- Toegang tot de database is beschermd door Row Level Security (RLS): gebruikers kunnen alleen hun eigen gegevens zien
- Bonnetjes worden opgeslagen in beveiligde cloudopslag met toegangscontrole
- Abonnementsgegevens zijn alleen-lezen voor gebruikers (schrijfrechten zijn beperkt tot het serversysteem)
- Rate limiting beschermt tegen misbruik en brute-force-aanvallen
- API-sleutels en gevoelige configuratie worden veilig bewaard als omgevingsvariabelen
9. Jouw rechten
Op grond van de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:
- Recht op inzage (Art. 15): je kunt opvragen welke gegevens we over je verwerken.
- Recht op rectificatie (Art. 16): je kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
- Recht op wissing (Art. 17): je kunt vragen om verwijdering van je gegevens. In de app kun je je account verwijderen via Instellingen.
- Recht op beperking van de verwerking (Art. 18): je kunt vragen om de verwerking van je gegevens te beperken.
- Recht op gegevensoverdraagbaarheid (Art. 20): je kunt je gegevens exporteren in een gestructureerd formaat. De app biedt Excel- en PDF-export aan.
- Recht van bezwaar (Art. 21): je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
- Recht om toestemming in te trekken (Art. 7(3)): je kunt op elk moment je toestemming voor locatietracking en cameratoegang intrekken via de instellingen van je toestel.
Om je rechten uit te oefenen, stuur een e-mail naar support@myrides.be. We reageren binnen 30 dagen.
Klacht indienen: als je van mening bent dat we je gegevens niet correct verwerken, kun je een klacht indienen bij de Belgische toezichthouder:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
E-mail: contact@apd-gba.be
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
10. Kinderen
My Rides is een professioneel hulpmiddel voor zelfstandigen en is niet bedoeld voor personen jonger dan 18 jaar. We verzamelen niet bewust gegevens van minderjarigen. Als je ontdekt dat een minderjarige zich heeft geregistreerd, neem dan contact met ons op zodat we het account kunnen verwijderen.
11. Cookies & tracking
De My Rides app en website gebruiken geen cookies, geen advertenties en geen analytics-tracking van derden.
De website slaat uitsluitend je taalvoorkeur op via localStorage in je browser. Dit is geen cookie en bevat geen persoonsgegevens.
12. Gegevenslek
In geval van een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens (datalek) zullen we:
- De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) binnen 72 uur na ontdekking op de hoogte stellen, zoals vereist door Art. 33 AVG, tenzij het onwaarschijnlijk is dat de inbreuk een risico inhoudt voor je rechten.
- Je rechtstreeks en zonder onredelijke vertraging informeren als het datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor je rechten en vrijheden (Art. 34 AVG).
- De aard van het lek, de mogelijke gevolgen en de genomen maatregelen documenteren.
13. Geautomatiseerde besluitvorming
My Rides maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering in de zin van Art. 22 AVG. De fiscale berekeningen in de app (aftrekbaar bedrag, kilometertarieven) zijn informatieve hulpmiddelen en vormen geen juridisch of financieel bindende beslissingen.
14. Wijzigingen aan dit beleid
We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Bij wezenlijke wijzigingen brengen we je op de hoogte via de app of per e-mail. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina met de datum van de laatste wijziging bovenaan.
15. Contact
Voor alle vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van je gegevens kun je contact opnemen met:
Arnaud Detilloux
E-mail: support@myrides.be
Website: myrides.be
1. Responsable du traitement
My Rides est une application mobile d'enregistrement kilométrique, développée et gérée par :
Arnaud Detilloux (personne physique)
E-mail : support@myrides.be
Site web : myrides.be
Arnaud Detilloux est le responsable du traitement au sens du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD, Règlement (UE) 2016/679). Pour toute question relative à la vie privée, vous pouvez nous contacter à l'adresse support@myrides.be.
2. Données que nous collectons
Pour le fonctionnement de l'application, nous collectons et traitons les données suivantes :
- Données de compte : adresse e-mail, nom et mot de passe. Votre mot de passe est stocké de manière chiffrée (hash bcrypt) et n'est pas lisible par nos soins.
- Données de localisation (GPS précis) : pendant un trajet actif, nous enregistrons vos coordonnées GPS (latitude et longitude) toutes les 10 à 20 secondes. Cela inclut le suivi en arrière-plan lorsque votre écran est éteint. L'itinéraire complet est stocké sous forme de points de route.
- Données de trajet : date, adresse de départ, adresse de destination, distance, catégorie (visite client, visite fournisseur, formation, trajet domicile-travail, autre professionnel), motif, véhicule, durée et points de route.
- Données véhicule : nom du véhicule, plaque d'immatriculation, type de véhicule (électrique, hybride, combustion) et mode de transport (voiture, vélo).
- Reçus : photos prises via l'appareil photo de votre appareil, stockées dans un stockage cloud sécurisé. Nous conservons également les métadonnées : date, montant, station-service/fournisseur, catégorie (carburant, parking, péage, entretien, autre) et notes.
- Données d'abonnement : type d'abonnement, statut, date d'expiration, identifiants de transaction Apple ou Google et statut de la période d'essai.
- Itinéraires favoris : noms d'itinéraires avec coordonnées de départ et de destination.
- Informations sur l'appareil : plateforme (iOS/Android) et préférence linguistique.
- Formulaire entreprises (site web) : si vous remplissez le formulaire de contact pour entreprises, nous collectons le nom de l'entreprise, la personne de contact, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone, le nombre de comptes et votre message.
- Journaux de sécurité : les adresses IP sont temporairement enregistrées pour la limitation de débit et la prévention des abus.
3. Base juridique du traitement
Nous traitons vos données sur la base des fondements juridiques suivants du RGPD :
- Exécution d'un contrat (Art. 6(1)(b) RGPD) : les données de compte, de trajet, de véhicule, les reçus et les données d'abonnement sont nécessaires au fonctionnement de l'application et à la fourniture du service demandé.
- Consentement explicite (Art. 6(1)(a) RGPD) : le suivi GPS en arrière-plan et l'accès à l'appareil photo pour photographier les reçus. Vous donnez ce consentement via les notifications système de votre appareil et pouvez le retirer à tout moment via les paramètres de votre appareil.
- Intérêt légitime (Art. 6(1)(f) RGPD) : limitation de débit, journaux de sécurité et prévention des abus afin de garantir la sécurité et la disponibilité du service.
4. Finalités du traitement
Nous utilisons vos données exclusivement aux fins suivantes :
- L'enregistrement et le suivi de vos trajets professionnels
- Le calcul des distances et itinéraires via le suivi GPS
- Le calcul du montant fiscalement déductible selon les tarifs belges
- La génération de rapports Excel et PDF pour votre comptabilité
- Le stockage des reçus liés à vos trajets
- La gestion de votre abonnement et de vos paiements
- L'envoi d'e-mails transactionnels (confirmation, réinitialisation de mot de passe)
- La sécurisation du service contre les abus
- Le traitement des demandes d'entreprises via le formulaire de contact
Nous ne vendons jamais vos données à des tiers. Nous n'utilisons pas vos données à des fins publicitaires ou de profilage.
5. Tiers
Pour le fonctionnement de l'application, nous partageons certaines données avec les tiers suivants (sous-traitants) :
- Supabase Inc. (base de données, authentification, stockage de fichiers) — traite vos données de compte, de trajet, reçus et toutes les autres données de l'application. Serveurs situés dans l'Union européenne. Supabase agit en tant que sous-traitant dans le cadre d'un accord de traitement des données (DPA).
- Google Maps Platform (Google LLC) (Places Autocomplete, Geocoding, Directions API) — reçoit les coordonnées GPS et les requêtes d'adresses pour calculer les itinéraires et rechercher les adresses. Situé aux États-Unis.
- Apple Inc. (App Store, achats intégrés, Server Notifications V2) — reçoit votre identifiant utilisateur (comme appAccountToken) et les identifiants de transaction pour le traitement des abonnements. Situé aux États-Unis.
- Google LLC (Google Play Billing, Developer API, Pub/Sub RTDN) — reçoit votre identifiant utilisateur et vos jetons d'achat pour le traitement des abonnements. Situé aux États-Unis.
- Resend Inc. (service d'e-mails transactionnels) — reçoit les adresses e-mail et le contenu des e-mails pour l'envoi des e-mails de confirmation et de réinitialisation de mot de passe. Situé aux États-Unis.
6. Transferts internationaux de données
Vos données principales (trajets, reçus, compte) sont stockées sur les serveurs de Supabase dans l'Union européenne.
Pour certains services, des données sont traitées par des parties aux États-Unis (Google, Apple, Resend). Ces transferts sont protégés par des Clauses Contractuelles Types (Standard Contractual Clauses, Art. 46(2)(c) RGPD), approuvées par la Commission européenne comme garantie adéquate pour la protection des données personnelles.
7. Durée de conservation
- Données de trajet, reçus et véhicules : conservés tant que votre compte est actif.
- Données d'abonnement : conservées tant que l'abonnement est actif, plus 30 jours après son expiration.
- Journaux de sécurité (adresses IP) : automatiquement supprimés après 24 heures.
- Suppression de compte : toutes vos données sont définitivement supprimées dans les 30 jours.
Important : la législation fiscale belge (Art. 315 CIR) exige la conservation des documents fiscaux pendant 7 ans. Nous vous recommandons d'exporter vos trajets (Excel/PDF) avant de supprimer votre compte, afin de respecter cette obligation légale.
8. Sécurité
Nous prenons la protection de vos données au sérieux et appliquons les mesures de sécurité suivantes :
- Toutes les connexions sont sécurisées par chiffrement HTTPS/TLS
- Les mots de passe sont stockés sous forme de hashes bcrypt et ne sont pas lisibles
- L'accès à la base de données est protégé par Row Level Security (RLS) : les utilisateurs ne peuvent accéder qu'à leurs propres données
- Les reçus sont stockés dans un stockage cloud sécurisé avec contrôle d'accès
- Les données d'abonnement sont en lecture seule pour les utilisateurs (droits d'écriture réservés au système serveur)
- La limitation de débit protège contre les abus et les attaques par force brute
- Les clés API et la configuration sensible sont conservées en toute sécurité en tant que variables d'environnement
9. Vos droits
En vertu du RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :
- Droit d'accès (Art. 15) : vous pouvez demander quelles données nous traitons vous concernant.
- Droit de rectification (Art. 16) : vous pouvez faire corriger des données inexactes.
- Droit à l'effacement (Art. 17) : vous pouvez demander la suppression de vos données. Dans l'application, vous pouvez supprimer votre compte via les Paramètres.
- Droit à la limitation du traitement (Art. 18) : vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données.
- Droit à la portabilité des données (Art. 20) : vous pouvez exporter vos données dans un format structuré. L'application propose l'exportation en Excel et PDF.
- Droit d'opposition (Art. 21) : vous pouvez vous opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime.
- Droit de retirer votre consentement (Art. 7(3)) : vous pouvez à tout moment retirer votre consentement pour le suivi de localisation et l'accès à l'appareil photo via les paramètres de votre appareil.
Pour exercer vos droits, envoyez un e-mail à support@myrides.be. Nous répondrons dans les 30 jours.
Déposer une plainte : si vous estimez que nous ne traitons pas correctement vos données, vous pouvez déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle belge :
Autorité de protection des données (APD)
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
E-mail : contact@apd-gba.be
Site web : www.autoriteprotectiondonnees.be
10. Enfants
My Rides est un outil professionnel destiné aux indépendants et n'est pas destiné aux personnes de moins de 18 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données de mineurs. Si vous découvrez qu'un mineur s'est inscrit, veuillez nous contacter afin que nous puissions supprimer le compte.
11. Cookies & suivi
L'application et le site web My Rides n'utilisent aucun cookie, aucune publicité et aucun suivi analytique tiers.
Le site web stocke uniquement votre préférence linguistique via le localStorage de votre navigateur. Il ne s'agit pas d'un cookie et cela ne contient aucune donnée personnelle.
12. Violation de données
En cas de violation de la sécurité des données personnelles, nous :
- Informerons l'Autorité de protection des données (APD) dans les 72 heures suivant la découverte, comme l'exige l'Art. 33 RGPD, sauf s'il est improbable que la violation présente un risque pour vos droits.
- Vous informerons directement et sans retard injustifié si la violation est susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés (Art. 34 RGPD).
- Documenterons la nature de la violation, les conséquences possibles et les mesures prises.
13. Prise de décision automatisée
My Rides n'utilise pas de prise de décision automatisée ni de profilage au sens de l'Art. 22 RGPD. Les calculs fiscaux dans l'application (montant déductible, tarifs kilométriques) sont des outils informatifs et ne constituent pas des décisions juridiquement ou financièrement contraignantes.
14. Modifications de cette politique
Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre. En cas de modifications substantielles, nous vous en informerons via l'application ou par e-mail. La version la plus récente est toujours disponible sur cette page avec la date de la dernière modification en haut.
15. Contact
Pour toute question concernant cette politique de confidentialité ou le traitement de vos données, vous pouvez nous contacter :
Arnaud Detilloux
E-mail : support@myrides.be
Site web : myrides.be
1. Data Controller
My Rides is a mobile mileage tracking application developed and managed by:
Arnaud Detilloux (natural person)
Email: support@myrides.be
Website: myrides.be
Arnaud Detilloux is the data controller within the meaning of the General Data Protection Regulation (GDPR, Regulation (EU) 2016/679). For any privacy-related questions, you can contact us at support@myrides.be.
2. Data We Collect
To provide the app's functionality, we collect and process the following data:
- Account data: email address, name and password. Your password is stored in encrypted form (bcrypt hash) and is not readable by us.
- Location data (precise GPS): during an active trip, we record your GPS coordinates (latitude and longitude) every 10 to 20 seconds. This includes background tracking when your screen is off. The complete route is stored as route points.
- Trip data: date, departure address, destination address, distance, category (client visit, supplier visit, training, commute, other business), purpose, vehicle, duration and route points array.
- Vehicle data: vehicle name, license plate number, vehicle type (electric, hybrid, combustion) and transport mode (car, bicycle).
- Receipts: photos taken via your device's camera are stored in secure cloud storage. We also retain metadata: date, amount, station/vendor, category (fuel, parking, toll, maintenance, other) and notes.
- Subscription data: subscription type, status, expiry date, Apple or Google transaction IDs and trial status.
- Favorite routes: saved route names with departure and destination coordinates.
- Device information: platform (iOS/Android) and language preference.
- Business inquiry form (website): if you fill out the business contact form, we collect company name, contact person, email address, phone number, number of accounts and your message.
- Security logs: IP addresses are temporarily logged for rate limiting and abuse prevention.
3. Legal Basis for Processing
We process your data on the following legal bases under the GDPR:
- Performance of a contract (Art. 6(1)(b) GDPR): account data, trip data, vehicle data, receipts and subscription data are necessary to operate the app and deliver the service you requested.
- Explicit consent (Art. 6(1)(a) GDPR): background GPS tracking and camera access for photographing receipts. You give this consent via your device's system prompts and can withdraw it at any time through your device settings.
- Legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR): rate limiting, security logging and abuse prevention to ensure the safety and availability of the service.
4. Purpose of Processing
We use your data exclusively for the following purposes:
- Recording and tracking your business trips
- Calculating distances and routes via GPS tracking
- Calculating the tax-deductible amount based on Belgian rates
- Generating Excel and PDF reports for your accounting
- Storing receipts related to your trips
- Managing your subscription and payments
- Sending transactional emails (confirmation, password reset)
- Securing the service against abuse
- Processing business inquiries via the contact form
We never sell your data to third parties. We do not use your data for advertising or profiling.
5. Third Parties
To operate the app, we share certain data with the following third parties (processors):
- Supabase Inc. (database, authentication, file storage) — processes your account data, trip data, receipts and all other app data. Servers are located in the European Union. Supabase acts as a processor under a Data Processing Agreement (DPA).
- Google Maps Platform (Google LLC) (Places Autocomplete, Geocoding, Directions API) — receives GPS coordinates and address queries to calculate routes and look up addresses. Based in the United States.
- Apple Inc. (App Store, In-App Purchases, Server Notifications V2) — receives your user ID (as appAccountToken) and transaction IDs for subscription processing. Based in the United States.
- Google LLC (Google Play Billing, Developer API, Pub/Sub RTDN) — receives your user ID and purchase tokens for subscription processing. Based in the United States.
- Resend Inc. (transactional email service) — receives email addresses and email content for sending confirmation and password reset emails. Based in the United States.
6. International Data Transfers
Your core data (trips, receipts, account) is stored on Supabase servers in the European Union.
For certain services, data is processed by parties in the United States (Google, Apple, Resend). These transfers are protected by Standard Contractual Clauses (Art. 46(2)(c) GDPR), approved by the European Commission as an adequate safeguard for the protection of personal data.
7. Data Retention
- Trip data, receipts and vehicles: retained for the duration of your account.
- Subscription data: retained as long as the subscription is active, plus 30 days after expiry.
- Security logs (IP addresses): automatically deleted after 24 hours.
- Upon account deletion: all your data is permanently deleted within 30 days.
Important: Belgian tax law (Art. 315 ITC) requires fiscal documents to be retained for 7 years. We recommend exporting your trips (Excel/PDF) before deleting your account to comply with this legal obligation.
8. Security
We take the protection of your data seriously and apply the following security measures:
- All connections are secured via HTTPS/TLS encryption
- Passwords are stored as bcrypt hashes and are not readable
- Database access is protected by Row Level Security (RLS): users can only access their own data
- Receipts are stored in secure cloud storage with access controls
- Subscription data is read-only for users (write permissions are restricted to the server system)
- Rate limiting protects against abuse and brute-force attacks
- API keys and sensitive configuration are securely stored as environment variables
9. Your Rights
Under the GDPR, you have the following rights regarding your personal data:
- Right of access (Art. 15): you can request what data we process about you.
- Right to rectification (Art. 16): you can have inaccurate data corrected.
- Right to erasure (Art. 17): you can request deletion of your data. In the app, you can delete your account via Settings.
- Right to restriction of processing (Art. 18): you can request that we restrict the processing of your data.
- Right to data portability (Art. 20): you can export your data in a structured format. The app offers Excel and PDF export.
- Right to object (Art. 21): you can object to processing based on legitimate interest.
- Right to withdraw consent (Art. 7(3)): you can withdraw your consent for location tracking and camera access at any time through your device settings.
To exercise your rights, send an email to support@myrides.be. We will respond within 30 days.
Lodge a complaint: if you believe we are not processing your data correctly, you can lodge a complaint with the Belgian supervisory authority:
Data Protection Authority (Gegevensbeschermingsautoriteit / GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussels
Email: contact@apd-gba.be
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
10. Children
My Rides is a professional tool for self-employed individuals and is not intended for persons under 18 years of age. We do not knowingly collect data from minors. If you discover that a minor has registered, please contact us so we can delete the account.
11. Cookies & Tracking
The My Rides app and website use no cookies, no advertisements and no third-party analytics tracking.
The website only stores your language preference via localStorage in your browser. This is not a cookie and does not contain any personal data.
12. Data Breach
In the event of a personal data security breach, we will:
- Notify the Data Protection Authority (GBA) within 72 hours of discovery, as required by Art. 33 GDPR, unless the breach is unlikely to pose a risk to your rights.
- Inform you directly and without undue delay if the breach is likely to result in a high risk to your rights and freedoms (Art. 34 GDPR).
- Document the nature of the breach, the possible consequences and the measures taken.
13. Automated Decision-Making
My Rides does not use automated decision-making or profiling within the meaning of Art. 22 GDPR. The tax calculations in the app (deductible amount, mileage rates) are informational tools and do not constitute legally or financially binding decisions.
14. Changes to This Policy
We may update this privacy policy from time to time. In case of substantial changes, we will notify you via the app or by email. The most recent version is always available on this page with the date of the last change at the top.
15. Contact
For any questions about this privacy policy or about the processing of your data, you can contact:
Arnaud Detilloux
Email: support@myrides.be
Website: myrides.be