Tenir un registre des trajets : que noter par trajet ?
Un registre des trajets correct montre quels kilomètres sont professionnels. Voici ce que vous notez, comment tenir le rythme, et un modèle Excel gratuit.
En bref
- Notez par trajet la date, les adresses de départ et de destination, le motif, la catégorie, la distance et le véhicule.
- Séparez le domicile-travail des trajets professionnels et notez le jour même.
- Utilisez le modèle Excel gratuit, ou laissez My Rides mesurer l'itinéraire et la distance par GPS.
Pourquoi un registre des trajets ?
Un registre des trajets (carnet de route ou journal kilométrique) montre, trajet par trajet, pourquoi vous avez roulé. Indépendant en personne physique, vous y justifiez la part professionnelle de vos frais de voiture réels. Dirigeant d'entreprise ou salarié, vous y justifiez l'indemnité kilométrique de votre société ou de votre employeur.
En cas de question du fisc, c'est votre pièce justificative.
Que noter par trajet ?
| Donnée | Pourquoi |
|---|---|
| Date | Place le trajet dans la bonne période et au bon tarif. |
| Adresse de départ | Début du trajet (bureau, bureau à domicile, client précédent). |
| Adresse de destination | Où vous êtes allé. |
| Motif du trajet | Quel client, fournisseur, chantier, formation ou organisme. C'est ce qui démontre le caractère professionnel. |
| Catégorie | Visite client, fournisseur, formation, domicile-travail, autre. Les trajets domicile-travail restent à part. |
| Distance en km | Distance réellement parcourue, détour compris (notez alors pourquoi). |
| Véhicule | Quelle voiture ou quel vélo, surtout si vous en avez plusieurs. |
Relevez aussi le kilométrage de votre voiture au 1er janvier et au 31 décembre (ou à l'achat et à la vente). Vous voyez ainsi le total de l'année et la part de kilomètres professionnels et privés.
Modèle Excel gratuit
Téléchargez le modèle et remplissez une ligne par trajet. La colonne I calcule distance x tarif, avec une ligne de total. Le tarif à mettre en colonne H dépend de votre statut ; c'est expliqué en bas du modèle.
Conseils pour un registre correct
- Notez le jour même. Reconstituer après coup à partir de l'agenda est source d'erreurs et convainc moins.
- Un trajet par ligne. L'aller et le retour sont deux trajets ; une tournée chez trois clients, trois trajets.
- Séparez domicile-travail et trajets professionnels. Le domicile-travail suit ses propres règles, voir Trajets domicile-travail et indemnité vélo.
- Notez un motif concret. « Client Dupont, discussion du devis » en dit plus que « client ».
- Conservez le registre aussi longtemps que votre comptable le conseille, avec le reste de votre comptabilité.
- Remettez à votre comptable un aperçu par trimestre ou par an, avec les totaux par catégorie.
Avec l'app plutôt qu'à la main
Avec My Rides, vous touchez Démarrer et l'app enregistre l'itinéraire, la distance et l'heure via GPS. Vous choisissez le motif et la catégorie. Les itinéraires favoris s'ajoutent d'une touche.
Chaque trajet reçoit le tarif de sa date. L'export Excel ou PDF contient les colonnes ci-dessus, avec un total par période. Prêt pour votre comptable.
Plus jamais de carnet de trajets à remplir.
Un appui sur Démarrer, le GPS mesure le reste. Chaque trajet avec date, adresse et itinéraire. Votre registre envoyé à votre comptable en un clic.
