Rittenadministratie bijhouden: wat noteer je per rit?
Een correcte rittenadministratie toont welke kilometers beroepsmatig zijn. Dit noteer je, zo hou je het vol, en hier is een gratis Excel-sjabloon.
In het kort
- Noteer per rit de datum, het vertrek- en bestemmingsadres, het doel, de categorie, de afstand en het voertuig.
- Hou woon-werk apart van je beroepsritten en noteer op de dag zelf.
- Gebruik het gratis Excel-sjabloon, of laat My Rides de route en afstand via GPS meten.
Waarom een rittenadministratie?
Een rittenadministratie (ook rittenboekje of kilometerlogboek) toont per rit waarom je gereden hebt. Als zelfstandige in eenmanszaak onderbouw je er het beroepsdeel van je werkelijke autokosten mee. Als bedrijfsleider of werknemer onderbouw je er de kilometervergoeding van je vennootschap of werkgever mee.
Bij een vraag van de fiscus is ze je bewijsstuk.
Wat noteer je per rit?
| Gegeven | Waarom |
|---|---|
| Datum | Plaatst de rit in de juiste periode en bij het juiste tarief. |
| Vertrekadres | Begin van de rit (kantoor, thuiskantoor, vorige klant). |
| Bestemmingsadres | Waar je naartoe reed. |
| Doel van de rit | Welke klant, leverancier, werf, opleiding of instantie. Dit is wat het beroepskarakter aantoont. |
| Categorie | Klantbezoek, leverancier, opleiding, woon-werk, andere. Woon-werkverkeer hou je apart. |
| Afstand in km | Werkelijk gereden afstand, ook bij een omweg (noteer dan waarom). |
| Voertuig | Welke wagen of fiets, zeker als je er meerdere hebt. |
Hou daarnaast de kilometerstand van je wagen bij op 1 januari en 31 december (of bij aankoop en verkoop). Zo zie je het totaal aantal kilometers van het jaar en de verhouding beroeps-/privékilometers.
Gratis Excel-sjabloon
Download het sjabloon en vul per rit een regel in. Kolom I rekent afstand x tarief, met een totaalregel. Welk tarief je in kolom H invult, hangt af van je statuut; dat staat onderaan het sjabloon.
Tips voor een administratie die klopt
- Noteer op de dag zelf. Achteraf reconstrueren uit je agenda is foutgevoelig en overtuigt minder.
- Eén rit per regel. Heen en terug zijn twee ritten, een rondrit langs drie klanten zijn drie ritten.
- Scheid woon-werk van beroepsritten. Voor woon-werk gelden aparte regels, zie Woon-werkverkeer en fietsvergoeding.
- Noteer het doel concreet. "Klant Peeters, offertebespreking" zegt meer dan "klant".
- Bewaar de administratie zo lang als je boekhouder aanraadt, samen met de rest van je boekhouding.
- Lever je boekhouder een overzicht per kwartaal of per jaar met totalen per categorie.
Met de app in plaats van met de hand
Met My Rides tik je op Start, en de app registreert route, afstand en tijd via GPS. Jij kiest het doel en de categorie. Favoriete routes voeg je met één tik toe.
Elke rit krijgt het tarief van zijn ritdatum. De export naar Excel of PDF bevat de kolommen hierboven, met een totaal per periode. Klaar voor je boekhouder.
Nooit meer een rittenboekje invullen.
Eén tik op Start, GPS meet de rest. Elke rit met datum, adres en route. Logboek in één klik naar je boekhouder.
